Si hay algo que nos cuesta, sobre todo en el momento de afrontar la vuelta al trabajo, es mantenernos dentro de un orden y una rutina. Por ello, para que el fin de tus vacaciones sea algo más sencillo, queremos enseñarte cómo ser más organizado en tu trabajo.
Ordenar todas tus tareas, informes en papel, archivos digitales en carpetas… puede convertirse en ardua tarea si no sigues una serie de pautas o utilizar los métodos y herramientas correctas.
Puede que el uso de agendas de papel o el típico corcho con miles de post-its y mensajes, te parezca una buena forma de gestión para cumplir tus objetivos. Pero esa idea, en pleno 2024, suena a prehistoria o, como poco, a que eres un poco boomer.
En plena era digital, parece lógico que aprendas a usar una serie de herramientas online o aplicaciones para que te ayuden en el proceso de cómo ser más organizado en el puesto de trabajo y en tu vida en general.
¿Es mejor una agenda o una app? ¿Cómo priorizar tareas? Para encontrar un buen equilibrio entre lo analógico y lo digital, te explicamos cómo usar una serie de apps, pensadas para el ámbito laboral y empresarial; así como unos sencillos tips, lejos de la tecnología.
Las mejores apps para ser una persona organizada
El orden en el trabajo, así como poder contar con personas organizadas, son dos factores claves para aumentar la productividad de tu empresa y reducir el estrés de todos los empleados.
Por ello, se convierte en algo imprescindible el uso de herramientas, programas online o apps para automatizar procesos y agilizar tu día a día. Por ejemplo, haciendo todas tus tareas desde el móvil, que siempre va contigo.
Desde aplicaciones para poder comunicarse en grupos grandes, para gestionar cada proyecto y calendar tus citas, de diseño, ventas o atención al cliente … Hasta herramientas que ya integran IA.
Estas son las apps imprescindibles para afrontar el camino del orden y que ponen fin a la gran cuestión: “¿Cómo ser más organizado?”
- Notion: Empezamos por una app casi “todo en uno”, porque es una aplicación con infinitas funcionalidades, que te permite desde crear y editar documentos; hasta programar recordatorios, alertas, usar su calendario, hacer listas de tareas y mucho más.
- Slack: Se trata de una herramienta de chats, similar a WhatsApp, pero desarrollada para ser usada por organizaciones, empresas o grupos de profesionales. Permite el diálogo a tiempo real con personas de la misma empresa y con externos o clientes externos. Sin olvidar que tiene funciones para automatizar procesos y flujos de trabajo o hacer reuniones desde tu móvil.
- Asana: Te presentamos una de las apps más usadas en el mundo empresarial, porque garantiza la productividad al organizar todos y cada uno de los flujos de trabajo o tareas. Es decir, Asana te deja calendar proyectos, asignar tareas a una o varias personas e ir viendo el proceso de ejecución de las mismas. Todo lo que necesitas para ser una persona organizada y fomentar la colaboración entre trabajadores y departamentos.
- Microsoft Teams: Otra herramienta para comunicarte desde tu móvil u ordenador, que podrás usar para mandar mensajes o archivos a tu compañero de al lado o a uno que trabaja desde otro país, como nómada digital. Y es que, está especialmente creada para facilitar el trabajo híbrido, entre tu casa y la oficina, gracias a que se sincroniza automáticamente con tu cuenta de correo de Outlook.
- Trello: Aprender a cómo ser más organizado es mucho más sencillo con Tello en tu móvil. Crea tableros con todas las tareas para, luego, convertirlas en listas de necesidades a cumplir.
- Holded: Damos el salto al mundo de las finanzas y de gestión de negocios en la nube. Realmente es un software diseñado según el funcionamiento de las pymes o startups. Con ella, tendrás controladas tus ventas, los gastos y gestionar tus finanzas en general.
- Zendesk: Para digitalizar, de una vez por todas, todo lo relacionado con la venta de tus productos, bienes o servicios. Es una especie de CRM y, a la vez, un sistema de atención al cliente.
Esto es solo una selección, pues en el mercado de aplicaciones para Android e iOS es casi infinito. También te recomendamos que pubes otras, como:
- Evernote o OneNote para capturar ideas y recordatorios.
- Monday.com como software de gestión de proyectos colaborativos.
Tips para aprender cómo ser más organizado
- Define tus metas: Pregúntate, ¿qué quieres lograr? Solo estableciendo objetivos claros y medibles a corto, mediano y largo plazo, podrás llegar a ser una persona organizada.
- Crea un plan de acción: Divide tus objetivos en tareas más pequeñas y asigna un responsable o varios a cada una y deja clara las fechas límite de entrega. O usa Asana y hazlo más rápido y desde el móvil.
- ¿Agenda de papel o digital? Es una cuestión muy personal, pues cada una tiene sus pros y sus contras. Por ejemplo, una agenda física es más fácil de editar, solo es tachar y escribir; pero la digital es compatible, se sincroniza en todos los dispositivos y siempre estará a mano. Recuerda que las agendas como Google Calendar, Outlook, Todoist se instalan en tu móvil.
- Prioriza tus tareas: Puedes usar la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos y con descansos cortos para mantener la concentración. O aplica la llamada ‘Matriz de Eisenhower’, que clasifica tus tareas en cuatro cuadrantes como urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes.
- Ordena tu espacio de trabajo: No puedes ser una persona organizada si tienes la mesa llena de papeles. Un espacio limpio es sinónimo de menos estrés.
- Digitaliza tus documentos: Recuerda que tienes planes gratuitos para almacenar en la nube con Google Drive, Dropbox u OneDrive.
- Lo más importante: revisa y ajusta tu sistema de forma periódica. Solo así puedes hacer ajustes y conseguir mejorar.
Y recuerda que aprender cómo ser más organizado es un proceso continuo. Experimenta con diferentes herramientas y técnicas hasta encontrar las que mejor se adapten a tus necesidades y estilo de trabajo.
