Saber, con exactitud, todas las diferencias entre factura y recibo es imprescindible, ya seas el líder o responsable de finanzas de un pequeño negocio, una gran empresa o, incluso, si eres autónomo.
Porque todas las empresas, para poder desarrollar su actividad profesional, emiten y aceptan esta clase de documentos oficiales en sus compras y en sus ventas.
Y es que, tanto la emisión de facturas, como de recibos, a la hora de hacer una compra-venta de un bien o servicio, es una acción obligatoria por ley, que conlleva unas responsabilidades legales y fiscales.
Sin estos documentos, sería casi imposible llevar el control financiero de un negocio o empresa, pues registran todas las transacciones comerciales. Sin olvidar que, cuanto más claras y precisas sean tus facturas o tus recibos, más transparencia y profesionalidad mostrarás a tus clientes y proveedores.
Pero, ¿Qué es un recibo? ¿Y una factura? ¿Qué diferencias hay entre ambos? Conocer la diferencia entre ambos documentos te ayudará a cumplir con las obligaciones legales y fiscales de tu negocio.
¿Qué es una factura?
Empecemos por definir cada uno de los dos conceptos, para luego poder ver, con profundidad, las claves y diferencias entre una factura y un recibo en el contexto de los negocios. Incluso, los datos a incluir en cada uno y sus usos adecuados.
Así, se entiende como factura el documento que hace una empresa, negocio o proveedor para que el cliente tenga una prueba de que se ha hecho una transacción de venta de un producto o servicio.
Estas son sus características principales de una factura:
- La emite un vendedor o proveedor.
- ¿Cuándo se emite una factura antes o después del pago? Eso lo decides tú y tu cliente, atendiendo a vuestros acuerdos comerciales. En algunos casos, se puede solicitar un pago anticipado para tener el dinero antes de hacer la factura; mientras que otros proveedores optan por dar primero el documento y esperar que el cliente realice el pago. Eso sí, siempre dentro de un plazo determinado.
- Actúa como comprobante fiscal.
- Le sirve tanto al proveedor como al cliente para llevar un registro de las transacciones comerciales.
- En ella, se detallan todos los bienes o servicios comprados, incluyendo: la cantidad, el precio de cada una, del conjunto y los impuestos a añadir.
- En una factura tiene que poner pagado.
- Es un documento legalmente vinculante.
¿Qué información debe contener una factura?
Una vez sabemos qué es una factura y sus usos en el mundo empresarial, ha llegado el momento de enumerar todos los datos e información que tienes que incluir en una factura. Son los siguientes:
- Número y serie: Cada factura debe tener un número único y; en algunos casos, una serie. La numeración debe ser correlativa, sin saltos.
- Fecha de emisión: El día en el que se dio la factura.
- Datos del emisor: Es el proveedor o vendedor. Se pide su información fiscal, como:
- Nombre o razón social.
- Dirección fiscal.
- Número de identificación fiscal.
- Datos del receptor: De nuevo, nombre o razón social, dirección fiscal y número de identificación fiscal, pero del cliente. Del que compra.
- Descripción de los bienes o servicios: La factura debe detallar todos y cada uno de los productos que se están vendiendo, incluyendo:
- Cantidad.
- Precio unitario.
- Importe total: La suma total, con impuestos añadidos.
- Impuestos: Siempre hay que especificar qué impuestos han sido aplicados. Como, por ejemplo, el IVA.
- Forma de pago: Efectivo, transferencia bancaria, etc.
¿Qué es un recibo?
Un recibo, también llamado recibo de pago, es un documento que se emite para poder probar que un cliente ha pagado por el bien o servicio comprado. Se caracteriza por:
- El vendedor o proveedor la emite.
- Lo usa tanto el proveedor como el cliente para demostrar que no hay deuda ni pago pendiente en un proceso de compra-venta.
- Contiene información detallada sobre la transacción, como:
- Total pagado.
- Fecha en la que se da el dinero a cambio de un producto.
- Nombre del cliente
- Detalles de los bienes o servicios adquiridos.
IMPORTANTE: No confundir recibo con albarán. Este último, es un documento que confirma que los productos ya han llegado al cliente, a sus manos. Lo hace el vendedor y se lo entrega al cliente.
Eso sí, aunque no es un documento de pago en sí mismo, el albarán puede ser utilizado como respaldo para la emisión de una factura posterior.
¿Qué información debe contener un recibo?
Un recibo debe contener la siguiente información:
- Fecha y lugar de emisión.
- Datos del emisor: Del proveedor o vendedor, con su:
- Nombre o razón social.
- Dirección.
- Número de identificación fiscal.
- Datos del receptor: Del comprador, con los mismos datos.
- Descripción de la transacción: Con los bienes o servicios adquiridos, su cantidad y precio unitario.
- Importe total: A pagar por el cliente.
- Forma de pago.
- Firma y sello: El recibo debe estar firmado y sellado por el vendedor. Será la evidencia de que se ha efectuado el pago.
Principales diferencias entre factura y recibo en un negocio
Por último, vamos a explicarte las principales diferencias entre factura y recibo, atendiendo a los usos de cada documento, de cuándo se debe emitir por parte de una empresa; así como distinciones en su contenido.
Función:
- La factura se crea para registrar una transacción de venta y establecer una deuda pendiente de pago.
- El recibo se emite como prueba de que ya se ha hecho ese pago.
Momento de emisión:
- La factura se da antes o después del pago. Es decisión del vendedor y comprador y de sus acuerdos comerciales.
- El recibo solo se emite después de que se ha realizado el pago.
Contenido:
- Una factura contiene información detallada sobre los productos o servicios vendidos, los impuestos aplicables y el monto total a pagar.
- Un recibo se centra en el dinero a pagar, detallando la fecha y los detalles de la transacción.
Uso legal:
Tanto la factura como el recibo son documentos legales, pero tienen diferentes propósitos.
- La factura es utilizada para fines contables y fiscales.
- El recibo es una prueba de haber pagado.
En resumen, es imprescindible, para el buen funcionamiento de tu empresa, que entiendas las diferencias entre factura y recibo; pues como acabas de ver, tendrás que emitirlas en tu día a día según la normativa.
