Microsoft Office es una de las colecciones de software más conocidas por los usuarios. La solución Office365 es la última vuelta de tuerca de Microsoft para convertir la suite ofimática en una solución flexible, para todas las necesidades.
La primera versión de Microsoft Office salió al mercado en 1989 para Apple Macintosh. Un año después saltaba a Windows con los míticos Word, Excel y PowerPoint, así como una versión prémium con Access. Desde entonces, la familia de software profesional se ha ido ampliando y ha conquistado hogares, oficinas y el entorno académico y educativo por igual. Pero con la llegada del siglo XXI, Microsoft decidió darle un giro a su modelo de negocio.
Así, en el año 2011 veía la luz la primera versión de Office365 con la idea de sacarle partido al modelo de software-as-a-service o SaaS. Es decir, software que no se compra y se instala una única vez, sino que se alquila en función del uso que se le dé. Poco a poco, Office365 se ha ido convirtiendo en la solución ofimática de referencia, sobre todo a nivel empresarial.
Qué es Office365 y para qué sirve
Al igual que Microsoft Office, Office365 es, en esencia, una suite ofimática. Una colección de varios programas enfocados a los negocios, al trabajo y al estudio. La solución de Microsoft pasa por integrar aplicaciones clásicas como Word, Excel o PowerPoint con servicios de almacenamiento cloud, gestión de correos electrónicos en la nube o videollamadas.
Al tratarse de un modelo SaaS, la gran ventaja es que los programas de Office365 siempre están actualizados, es decir, el usuario siempre tendrá disponible la última versión de cada aplicación mientras siga pagando. La gran desventaja es, precisamente, el pago. En lugar de hacer una compra única como con Microsoft Office, los usuarios de Office365 tendrán que abonar un alquiler mensual o anual por utilizar los programas.
En la actualidad, Office365 está inmerso en un proceso de reestructuración y pasará a formar parte de Microsoft 365. Sin embargo, las opciones disponibles apenas variarán. Office365 cuenta con diferentes paquetes para uso doméstico, educación, pequeñas empresas y autónomos, grandes empresas, administración pública y ONG. En función del paquete, las aplicaciones pueden instalarse en más o menos dispositivos.
Cómo registrarse en Office365
El registro en Office365 es sencillo, pero antes hay que saber qué tipo de paquete nos interesa porque, como hemos visto, hay bastante variedad. Se pueden consultar todas las opciones en la propia web del servicio, pero a modo de ejemplo compararemos los principales paquetes domésticos y empresariales.
- Office 365 Personal. Es válido para una única persona, que podrá instalarlo en todos sus dispositivos. Su coste es de siete euros al mes o 69 euros en un pago único anual. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher y Skype, así como 1TB de almacenamiento en la nube y soporte técnico continuado.
- Office 365 Hogar. Esta opción está pensada para toda la familia, ya que puede ser compartida por un máximo de seis personas. Cuesta 10 euros al mes o 99 por un año e incluye las mismas funcionalidades que el paquete Personal, pero con 6TB de almacenamiento total en la nube.
- Office 365 Empresa. Las opciones empresariales están diseñadas para un uso flexible, por lo que el pago se hace por usuario. El paquete de Office 365 Empresa cuesta 8,80 euros al mes por usuario e incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access y Publisher, así como 1TB de almacenamiento por usuario.
- Office 365 Empresa Premium. Es similar al anterior, pero pensado para el trabajo en equipo. Así, además de las aplicaciones anteriores incluye Exchange, SharePoint y Teams. Su precio es de 10,50 euros por usuario al mes.
Además de estos cuatro paquetes, existen muchas otras opciones entre las que escoger. El proceso de registro es similar en todas ellas. Una vez elegido el paquete, hacemos clic en comprar ahora.
- Lo primero será crear una cuenta en Microsoft, si no tenemos una. Tendremos que proporcionar un correo electrónico o un número de teléfono y elegir una contraseña. No tiene que ser necesariamente un email de Outlook o Hotmail (los servicios de correo de Microsoft).
- Una vez tengamos una cuenta operativa, la usaremos para registrarnos en el paquete de Office365 elegido.
- En función de la opción escogida, habrá que ofrecer cierta información como la identidad de la persona o la empresa. Por último, indicaremos los datos de pago y listo.
Cómo obtenerlo e instalarlo
Nada más comprarlo, se nos dará inmediatamente la opción de descarga e instalación. Sin embargo, si queremos hacer el proceso más adelante y repetirlo en el futuro, deberemos seguir los siguientes pasos.
- Para usuarios empresariales. Iniciar sesión > Seleccionar un idioma y elegir instalar > Ejecutar el archivo descargado > Seguir las indicaciones del programa de instalación y aceptar el contrato de licencia. Una vez veamos el mensaje “Ya está listo” habremos terminado.
- Para usuarios domésticos. Iniciar sesión y hacer clic en Mi cuenta > Elegir instalar > Ejecutar el archivo descargado > Seguir las indicaciones del programa de instalación y aceptar el contrato de licencia. El mensaje “Ya está listo” nos avisará de que hemos terminado.
Todos los programas que forman parte de Office365
Una vez completados todos los pasos, tendremos todos los programas de Office365 instalados en el dispositivo seleccionado, ya sea un ordenador, un móvil o una tablet. Pero ¿qué programas son exactamente? Aunque no todos están incluidos en todos los paquetes, este es el software que forma parte de Office365.
- Word. Orientado al procesamiento de textos. Microsoft Word lleva entre nosotros desde 1981 y no necesita mucha más presentación.
- Excel. Es una herramienta de hoja de cálculo que incluye también herramientas gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro (Visual Basic).
- PowerPoint. Se trata de un programa para elaborar presentaciones con texto, esquemas, diapositivas, gráficos o elementos interactivos.
- Access. Una herramienta de gestión de bases de datos, especialmente adaptada para recopilar datos de otros programas de Office365, como Excel.
- Publisher. Se trata de un programa sencillo de autoedición enfocado al diseño y la maquetación de publicaciones y hojas de texto.
- Outlook. En origen una aplicación de correo, Outlook se define hoy como un software para gestionar información personal, incluyendo emails, agendas o calendarios. Está preparado para la gestión colaborativa y compartida de estos elementos.
- Skype. Herramienta de llamadas y videollamadas, tanto individuales como en grupo.
- OneDrive. Servicio de almacenamiento de archivos en la nube. El espacio disponible dependerá del paquete contratado.
- Exchange. Herramienta empresarial desarrollada para la colaboración de usuarios en documentos, calendarios o correos.
- SharePoint. Otra de las herramientas colaborativas para empresas de Office365. Permite crear, almacenar y gestionar contenido en la web de forma compartida.
- Teams. Plataforma de trabajo en equipo y comunicación que incluye salas de chat, grupos, fuentes de noticias y algunos de los programas de la suite ofimática en línea.
Office365 es, hoy por hoy, uno de los paquetes de programas para ofimática más completos del mercado. La flexibilidad que le otorgan sus diferentes paquetes y el modelo de negocio de pago por uso lo hacen una opción a tener en cuenta para casi todos los tipos de usuarios.
Por Juan F. Samaniego
Imágenes | Microsoft, Unsplash/Romain V
