En época navideña, muchas empresas recuperan una tradición muy arraigada en nuestro país: regalar las famosas cestas de Navidad, lotes navideños, regalos para la plantilla u obsequios dirigidos a clientes y proveedores.
Estos detalles buscan reconocer el esfuerzo del año y reforzar vínculos, pero ¡ojo! también tienen implicaciones fiscales que conviene conocer para evitar sustos.
Cada campaña navideña surgen las mismas dudas. Cómo tributan las cestas de Navidad, si son deducibles, qué ocurre con el IVA o cómo deben declararse estos regalos son preguntas habituales.
Desde el punto de vista fiscal, las cestas de Navidad y los regalos entregados a trabajadores se consideran, con carácter general, retribuciones en especie.
Esta calificación implica que forman parte de la remuneración del empleado, salvo que la empresa pueda acreditar que se trata de una práctica habitual consolidada o de una condición más beneficiosa adquirida con el paso del tiempo.
Esta consideración afecta tanto a su tributación como a su deducibilidad y a la forma en la que deben reflejarse en la contabilidad. Por ello, es fundamental tener claro este marco general antes de analizar cada impuesto de forma separada.
Cuando los regalos navideños se dirigen a trabajadores, entran en juego varias figuras impositivas y obligaciones formales. No solo afecta a la empresa, sino también al empleado, ya que puede tener impacto en nómina, cotización y declaración personal.
Tratamiento en el Impuesto sobre Sociedades
Las cestas entregadas a la plantilla pueden tener la consideración de gasto deducible si se cumplen determinados requisitos. La normativa excluye estas atenciones del concepto de liberalidad cuando responden a usos y costumbres empresariales, es decir, cuando se conceden de manera recurrente y pueden acreditarse ejercicios anteriores.
Además, si estas entregas aparecen recogidas en convenios colectivos, pactos internos o políticas de empresa, su deducibilidad se refuerza notablemente.
La jurisprudencia ha reconocido que estas prácticas pueden consolidarse como una condición más beneficiosa, convirtiéndose en un derecho adquirido para los trabajadores si se mantienen de forma continuada.
En los primeros años, cuando no existe historial previo, la Administración puede mostrar mayor resistencia. Por ello, resulta recomendable conservar la documentación de ejercicios sucesivos para demostrar la continuidad de la práctica.
A nivel contable, el registro habitual se realiza como gasto social, incorporando el IVA soportado no deducible como mayor coste del lote.
Tributación en el IRPF del trabajador
Para el trabajador, la cesta navideña debe integrarse como retribución en especie en su nómina. Esto implica su inclusión en la base de cotización, su reflejo en las declaraciones informativas correspondientes y la obligación de practicar el ingreso a cuenta.
Cuando la empresa asume dicho ingreso sin repercutirlo al empleado, ese importe se suma al valor del regalo, incrementando la retribución en especie total. Si se repercute, el trabajador recibe un importe neto inferior, pero la empresa no asume ese desembolso adicional.
Supuestos especiales
Si la cesta se obtiene mediante un sorteo, el tratamiento cambia. En este caso no se considera retribución en especie, sino una ganancia patrimonial que tributa en la base general del impuesto por su valor de mercado.
En cuanto a los autónomos, pueden deducir las cestas dirigidas a sus empleados, pero no las destinadas a sí mismos, al no existir relación directa con la actividad.
Las comidas y cenas de Navidad organizadas por la empresa pueden calificarse como gasto social cuando se dirigen a toda la plantilla o a un colectivo homogéneo.
En estos casos, el gasto puede ser deducible en el Impuesto sobre Sociedades. Sin embargo, el criterio en materia de IVA es claro y restrictivo, ya que no se admite su deducción en este tipo de celebraciones.
Regalos de empresa a clientes y proveedores
Cuando los obsequios se dirigen fuera de la plantilla, el enfoque fiscal cambia. En estos casos, la clave está en determinar si el regalo guarda relación con la actividad empresarial y si responde a una estrategia comercial o promocional claramente identificable.
Deducibilidad fiscal
Los obsequios a clientes y proveedores pueden ser fiscalmente deducibles siempre que estén correctamente contabilizados, cuenten con soporte documental y mantengan una relación directa con la actividad empresarial.
Existe un límite cuantitativo, fijado en un porcentaje sobre la cifra de negocios, a partir del cual el exceso puede ser considerado liberalidad.
Regalos publicitarios
Los detalles promocionales habituales, como calendarios o artículos corporativos, tienen un tratamiento específico. Para que sean deducibles y permitan la recuperación del IVA, deben incorporar el logotipo de forma visible, tener un valor reducido y perseguir una finalidad promocional clara.
Tributación para el destinatario
El receptor del regalo no siempre debe tributar. Cuando se trata de un obsequio comercial habitual, no existe obligación fiscal.
En cambio, si el regalo se entrega como premio de un sorteo o concurso, sí se genera tributación y la correspondiente retención.
IVA en cestas, regalos y celebraciones
El tratamiento del IVA suele generar confusión. En las cestas de Navidad para empleados, el impuesto no es deducible y pasa a formar parte del mayor coste del gasto.
En los regalos a clientes y proveedores ocurre algo similar, salvo en los supuestos de regalos publicitarios que cumplen todos los requisitos. En el caso de comidas y cenas navideñas, el IVA nunca es deducible, aunque el gasto sí pueda serlo en otros impuestos.
Riesgos fiscales por una mala gestión
Una incorrecta declaración de estos conceptos puede dar lugar a regularizaciones por parte de Hacienda, exigencia de ingresos a cuenta no practicados, ajustes en cotizaciones a la Seguridad Social e incluso sanciones con recargos e intereses.
Una gestión adecuada de algo tan habitual como una cesta de Navidad evita requerimientos innecesarios y garantiza tranquilidad fiscal.
